JAE에서 정보 보안과 관련하여 가장 중요하다고 생각하는 점은 무엇인가요?

정보 보안에 대한 직원들의 인식 수준을 높이는 것이 매우 중요하다고 생각합니다. 이를 위해 중기 계획을 수립하고, 현재 이를 전사적으로 적용하기 위해 노력하고 있습니다. 정보 보안은 전 세계적으로 각기 다른 방식으로 처리되며, 이는 지역과 업종에 따라 달라집니다.

유럽은 GDPR 준수 측면에서 다른 국가보다 앞서 있지만, 일부 아시아 국가에서는 아직 초기 단계에 머물러 있습니다. 이렇게 지역별 차이가 존재하지만 우리는 모두 동일한 종류의 데이터를 보호하고 있다는 점에서는 동일합니다.

또한, 현재 직원들이 클라우드 서비스를 사용함에 따라 내부 관리팀을 구성하여 사용을 통제하고 있습니다.

최근 챗봇, 로봇 프로세싱 자동화(RPA) 도입, 디지털 트랜스포메이션(DX) 추진 등 새로운 이니셔티브에 참여하고 계신데요. 현재 주목하고 계신 기술에는 어떤 것들이 있나요?

생성형 AI는 사용 방식에 따라 흥미로운 기술입니다. 전문적인 환경에서 이를 제대로 활용하려면 명확한 규정을 마련해야 합니다. 보안을 다루는 입장에서, 생성형 AI가 악용될 가능성은 우려되는 부분입니다. 생성 AI가 악용된다면 사이버 공격이 지금과는 완전히 다른 차원으로 진화할 수도 있습니다.

한편, AI를 활용하여 인터넷에서 정보를 수집하고 요약하는 기술도 흥미롭게 바라보고 있습니다. 기사를 요약하고 정리하는 데 특히 유용하리라 생각합니다. 이러한 기술은 회사 기밀 정보를 입력하거나 보안 문제에 대한 걱정 없이 업무 효율을 크게 개선할 가능성이 있습니다.

AI 번역과 기계번역을 사용할 때 귀사에서는 무엇이 필요한가요?

• JAE의 영업팀과 마케팅팀은 해외 동료 및 고객들과 소통할 일이 많아 중요한 이메일과 문서 번역에서 어려움을 겪는 경우가 많습니다. 이전에는 주로 무료 웹 번역기를 사용했지만, 사내 기밀 정보가 포함된 콘텐츠를 번역하기에는 적합하지 않았으며 팀원들은 민감한 텍스트를 다른 단어로 대체하느라 고생해야 했습니다.
• 또한, IT 부서에서도 해외 파트너와의 소통을 위해 영어로 문서를 작성해야 하는 경우가 있었는데, 사내 번역가가 있음에도 불구하고 문서를 적시에 영어로 번역하는 데 한계가 있었습니다. 이에 따라 커뮤니케이션이 원활하지 못한 상황이 발생하는 것을 원치 않았음에도 실행 가능한 해결책을 찾는 것은 쉽지 않았습니다.

그러던 중, 영국 출장길에 현지의 JAE 직원으로부터 문서를 영어로 손쉽게 번역할 수 있는 DeepL이라는 서비스에 대해 알게 되었습니다. 이후 일본 본사에 확인해 보니 일부 직원들이 이미 무료 버전을 사용하고 있다는 사실을 알게 되었고, 이를 계기로 정보 보안 부서는 더 많은 직원이 DeepL Pro를 사용할 수 있도록 지원하기로 했습니다.

DeepL 같은 소프트웨어를 전사에 도입하는 일은 쉽지 않았을 텐데요. DeepL 사용을 고려 중인 다른 기업에 조언해 주실 점이 있으신가요?

전사적으로 소프트웨어를 배포하는 작업은 예상보다 복잡할 수 있습니다. 이를 고려하여, 저희는 보안 관점에서 접근하기로 했습니다. 회사 외부로 유출되어서는 안 되는 기밀 정보나 문서 번역 작업에 DeepL 번역기를 사용하도록 전사적으로 공지하고, DeepL 사용 방법 및 관련 비용을 설명하는 문서도 제작했습니다.

또한, 각 지사의 IT 관리자와 협업하여 도입 과정을 진행한 결과, 긍정적인 반응을 얻을 수 있었습니다.

다만, 먼저 서비스를 무료로 체험해 보고 나서 이를 각 지사 및 부서로 확장했으면 도입 과정이 더 수월했을 것 같다는 생각이 듭니다. 우수한 품질의 무료 버전을 먼저 소개한 뒤, 비용을 지불하면 보안이 강화된 업그레이드 버전으로 전환할 수 있다는 점을 강조했다면 더 효과적이었을 것입니다.

요즘 기업에서는 번역 소프트웨어 도입 시 AI 번역의 장점에 초점을 맞추는 경향이 있습니다. 하지만 보안을 강조하는 접근 방식이 DeepL 도입을 설득하는 데 더욱 효과적일 것으로 생각합니다.

많은 기업이 사내에서 소프트웨어 도입을 제안하거나 광범위한 사용을 권장할 때 투자수익률(ROI)을 설명하는 데 어려움을 겪는다고 합니다. JAE에서는 ROI를 어떻게 계산하시나요?

개인적으로 DX와 클라우드 서비스를 비용 효율성으로 측정하기는 어렵다고 생각합니다. 이는 중앙 집중식 관리를 위한 비용이며, 해당 서비스의 효과를 체감하는 것이 중요합니다. 정기적으로 사내 설문조사를 실시하는 것도 좋은 방법입니다. 그럼에도 이러한 시스템의 비용 효율성을 측정하는 것은 여전히 어려운 과제입니다.

많은 기업이 비용 효율성을 측정할 수 없다면 새로운 시스템을 도입해서는 안 된다고 주장합니다. 하지만 이러한 접근 방식으로는 글로벌 경쟁에서 뒤처질 위험이 있습니다.

물론 무제한으로 투자할 수는 없지만, 월 몇만 엔의 투자로 업무 효율을 높일 수 있다면 이를 적극적으로 고려해야 합니다.

DeepL을 사용하시면서 JAE에서는 어떤 효과를 체감하셨나요?

영어 문서를 작성할 때는 PowerPoint로 제작된 일본어 문서를 DeepL에 업로드하고 영어로 번역합니다. 그러면 기다릴 필요 없이 바로 문서 번역이 가능합니다.

예전에는 일일이 번역하는 데 일주일 정도 소요되곤 했습니다. DeepL 덕분에 자료 준비가 늦어지는 일이 크게 줄었고, 정보 공유와 전반적인 커뮤니케이션의 세분성도 개선되었습니다.

DeepL을 사용하기 전에는 영어 문서 하나를 작성하는 데 며칠이 걸렸습니다. DeepL 사용 이후, 하루 정도면 이 작업을 완료할 수 있습니다.

또한, 기밀성 정보가 포함된 비즈니스 이메일 번역 작업에서 모든 이메일을 한 번에 번역할 수 있어 업무 효율성도 크게 개선되었습니다. 감사팀에서도 문서 번역을 위해 DeepL을 활용하고 있습니다. 다양한 부서와 직원들이 문서 및 이메일 작업을 더 빠르고 효율적으로 처리할 수 있어 전반적으로 업무에 드는 시간이 크게 절약됩니다.

JAE는 DeepL 사용에 대해 어떻게 대응했나요?

현재 4개월 동안 DeepL을 사용해 왔으며, 매우 긍정적인 피드백을 얻고 있습니다.

기능적인 측면에서는 PDF 파일 번역 요청이 많기 때문에 문서 번역 기능이 특히 유용합니다. 저도 영어 문서를 작성할 때 주로 PowerPoint를 사용하는데, DeepL 덕분에 업무 효율이 향상하고 작업이 훨씬 쉬워졌다고 느낍니다. 그 외에도 Edge 확장 프로그램을 통해 전체 웹 페이지를 번역하는 기능이 좋은 평가를 받고 있습니다.

DeepL은 품질뿐 아니라 글로벌 규모의 서비스를 제공한다는 점에서도 높이 평가합니다. 보안 측면에서는 DeepL이 유럽에 본사를 두고 GDPR을 준수하는 기업이라는 점이 매우 중요하다고 생각합니다. 또한, 미국 영어와 영국 영어를 명확히 구분할 수 있고 다양한 언어를 다루고 있어 일본 외 다른 국가로 서비스를 확장하는 데도 큰 도움을 받았습니다.

DeepL 사용 외에도 추후 어떤 작업을 진행하실 계획인가요?

정보 보안 부서 일원으로서 저는 최신 기술의 보안을 어떻게 이해하고 평가할 것인가가 해결해야 할 중요한 과제라고 생각합니다. 예를 들어, 생성형 AI와 머신 러닝을 내부적으로 도입할지 여부를 결정해야 합니다.

물론, 이를 위해 자체 보안 조치를 우선적으로 강화하는 것이 필수적입니다. 
그뿐만 아니라 관련 분야의 보안 정보를 수집하고 이를 업계 내에 공유하고자 합니다.