Aviso de privacidade da DeepL para Candidatos

1. Introdução e contexto

No âmbito do processo de recrutamento no qual participará com o Grupo DeepL, recolheremos e efetuaremos o tratamento dos seus dados pessoais. Tratamos com seriedade a privacidade e a segurança das informações pessoais que retemos sobre si e apenas efetuamos o respetivo tratamento de acordo com as leis de proteção de dados aplicáveis na sua jurisdição. 

Este aviso de privacidade tem como objetivo informar sobre o seguinte: (i) como recolhemos os seus dados pessoais; (ii) como efetuamos o respetivo tratamento durante o processo de recrutamento (incluindo a partilha dos mesmos); e (iii) como pode exercer os seus direitos enquanto titular dos dados. Caso a sua candidatura seja bem-sucedida, receberá uma cópia do nosso aviso de privacidade para colaboradores juntamente com o seu contrato. Reservamo-nos o direito de alterar este aviso de privacidade periodicamente, conforme necessário, e enviar-lhe-emos uma notificação sobre quaisquer alterações substanciais por e-mail. 

Recomendamos que leia atentamente este aviso de privacidade para que possa entender como utilizamos as informações que recolhemos e retemos sobre si.

O Grupo DeepL é constituído por diferentes entidades jurídicas, nomeadamente:

Quando nos referimos ao Grupo DeepL neste aviso de privacidade, estamos a referir-nos à empresa do grupo que atua como responsável pelo tratamento dos seus dados pessoais, ou seja, a entidade empregadora do Grupo DeepL caso a sua candidatura seja bem-sucedida.  

Caso tenha alguma questão sobre que entidade é a responsável pelo tratamento dos seus dados pessoais, entre em contacto connosco através do endereço de e-mail privacy@deepl.com. Nomeámos o Dr. Christian Lenz como o nosso encarregado da proteção de dados externo. Pode contactar o Dr. Lenz escrevendo-lhe para o seguinte endereço: dhpg IT-Services GmbH, Bunsenstr. 10a, 51647 Gummersbach, ou por e-mail para datenschutz@dhpg.com ou por telefone para o número +49 2261 8195 0.

2. Que dados pessoais recolhemos e como os recolhemos?

Podemos, conforme definido abaixo, recolher e efetuar o tratamento dos seguintes dados pessoais sobre si caso nos forneça os mesmos diretamente como parte do processo de recrutamento, caso os tenhamos obtido ativamente através das suas redes sociais profissionais, como o LinkedIn, ou caso os tenhamos recebido através de terceiros, incluindo recrutadores e recomendações de colaboradores da DeepL: 

• Dados de contacto: nome completo, endereço postal, endereço de e-mail, número de telefone e outros dados de contacto semelhantes.
• Dados demográficos: data de nascimento, identidade de género, bem como dados pessoais mais confidenciais (também designados dados de categoria especial), incluindo informações relacionadas com origem étnica, filiação religiosa, estatuto de imigração, orientação sexual, estado civil e parental, filiação sindical ou informações de saúde, incapacidade e neurodiversidade.
• Informações de recrutamento: formulários de candidatura, currículos, cartas de apresentação, histórico profissional, informações sobre o direito ao trabalho, fotografia, cópia de documento de identificação (p. ex., passaporte), notas da entrevista (incluindo respostas a estudos de caso), referências, detalhes de qualificações, detalhes de associações profissionais e detalhes de avaliações realizadas antes do emprego/trabalho. 
• Metadados: informações recolhidas eletronicamente, tais como as relativas à utilização do sistema de TI e comunicações, imagens de CCTV e registos de controlo de acessos. Esta categoria também inclui dados gerados ao utilizar os nossos sistemas de TI ou outras aplicações de TI. 

3. Por que motivo efetuamos o tratamento dos seus dados pessoais, que dados são alvo de tratamento e qual é a nossa base legal?

• Para levar a cabo o nosso processo de recrutamento e avaliar a sua adequação à função à qual se candidatou na DeepL, efetuaremos o tratamento dos seus dados de contacto e informações de recrutamento. Assim, poderemos tomar as medidas necessárias para celebrar um contrato de trabalho consigo. Também podemos utilizar ferramentas de IA para gravar e transcrever a sua entrevista através do nosso fornecedor externo Ashby, a fim de avaliar melhor a sua adequação a uma determinada função, bem como para análises internas relacionadas com a sua candidatura e também para formação do nosso pessoal. Tal realizar-se-á de acordo com as preferências que indicou quando recebeu o convite para a entrevista. Tenha em consideração que, quando utilizamos ferramentas de IA no âmbito da sua candidatura, estas têm apenas fins orientativos e não serão utilizadas para tomar decisões de forma autónoma, sem revisão ou avaliação humana. 
• Para garantir que tem o direito de trabalhar no país aplicável à contratação, efetuaremos o tratamento das suas informações de recrutamento a fim de garantir que cumprimos as obrigações legais a que estamos sujeitos enquanto potencial entidade patronal. 
• De modo a assegurar a igualdade de oportunidades e no âmbito do nosso compromisso de promover um local de trabalho inclusivo e diversificado, podemos efetuar o tratamento dos seus dados demográficos como parte do nosso inquérito voluntário sobre diversidade. O mesmo é necessário para identificar áreas a melhorar nos nossos esforços de inclusão e diversidade e para garantir que as nossas práticas de recrutamento são equitativas e alcançam um conjunto diversificado de candidatos. Quando efetuamos o tratamento de dados de categoria especial, apenas o faremos com o seu consentimento explícito para tal.Tenha em consideração que a participação no inquérito e o seu consentimento são totalmente voluntários. A sua candidatura não será afetada caso decida não o fazer. Também pode optar por não responder a nenhuma pergunta ou responder apenas a algumas perguntas. Também tem a opção de clicar em "Prefiro não responder" para cada pergunta.
• Para resolver qualquer dúvida ou problema que possa ter, efetuaremos o tratamento dos seus dados de contacto e informações de recrutamento, bem como quaisquer dados pessoais adicionais relacionados com questões ou problemas comunicados por si ou relacionados consigo. Tal é necessário para efeito dos nossos interesses legítimos em garantir que os seus problemas ou questões são tratados de forma adequada.
• Para prevenir e detetar crimes ou fraudes e para fins de segurança, efetuaremos o tratamento dos seus dados de contacto e metadados.Este tratamento é efetuado conforme necessário para efeito dos nossos interesses legítimos em garantir a segurança dos nossos escritórios.
• Para nos auxiliar no cumprimento ou na aplicação das nossas obrigações profissionais, legais e regulamentares, efetuaremos o tratamento de todos os dados indicados anteriormente. Tal é necessário para o cumprimento das nossas obrigações legais.
• Para garantir a segurança de TI e gerir os sistemas de controlo de acesso, efetuaremos o tratamento dos seus dados de contacto e metadados. Tal é necessário para efeito dos nossos interesses legítimos na gestão de sistemas e segurança de TI e na prevenção de acessos não autorizados aos sistemas da DeepL.

4. Com quem partilhamos os seus dados pessoais e porquê?

• Sistema de gestão de candidatos (Ashby), no âmbito dos nossos interesses legítimos para garantir um processo de recrutamento adequado e eficiente. Pode obter mais informações sobre o tratamento de dados por parte da Ashby aqui. Também colaboramos com a Ashby no âmbito do nosso inquérito voluntário sobre diversidade. Tenha em consideração que, devido à implementação técnica com a Ashby, não temos acesso às suas respostas ao inquérito. Todas as respostas permanecerão confidenciais e serão agregadas para análise. Quando gravamos ou transcrevemos entrevistas, as mesmas serão armazenadas pela Ashby e apenas de acordo com as preferências que indicou quando recebeu o convite para a entrevista.
• Prestadores de serviços de verificação pré-contratual de dados, conforme necessário, para que possamos celebrar um contrato de trabalho consigo e para cumprir as nossas obrigações legais. Assim sendo, recorremos aos seguintes:
  • Jobbatical OU para nos auxiliar com a sua autorização de trabalho e elegibilidade para um visto de trabalho. Pode obter mais informações sobre o tratamento de dados por parte da Jobbatical aqui; e
  • Zinc Work Limited para nos auxiliar com quaisquer verificações prévias adicionais necessárias, p. ex., registo criminal. Pode obter mais informações sobre o tratamento de dados por parte da Zinc aqui.
• Os fornecedores de desafios de programação (Geektastic e HackerRank) , na medida do necessário, para tomar as medidas necessárias à celebração de um contrato de trabalho consigo e avaliar a sua adequação a cargos de programador. Tenha em atenção que a Geektastic ou a HackerRank (conforme relevante e aplicável) poderão contactá-lo diretamente relativamente ao desempenho nos desafios de programação. Pode encontrar mais informações sobre o tratamento de dados pela Geektastic aqui e pelo HackerRank aqui.
• Consultores profissionais, tais como contabilistas, advogados ou auditores, nos casos em que sejam necessários para cumprir as nossas obrigações legais ou para defender ou proteger os nossos direitos. 
• Reguladores, outras autoridades ou seguradoras, nos casos em que sejam necessários para cumprir as nossas obrigações legais, incluindo no que diz respeito a auditorias, divulgações e investigações.

5. Como transferimos os seus dados pessoais a nível internacional?

Ao partilhar os seus dados pessoais para as finalidades previstas neste aviso de privacidade, poderemos ter de partilhar os seus dados pessoais com organizações (incluindo empresas do grupo DeepL) que armazenam os seus dados pessoais ou que estão sediadas fora da UE e do Reino Unido, incluindo EUA e Japão. Não obstante, os seus dados pessoais estarão sempre protegidos pelas medidas de segurança necessárias para que possa exercer os seus direitos e recorrer aos recursos legais aplicáveis. 

Todos os fornecedores protegem o respetivo tráfego de dados transatlântico através de cláusulas contratuais padrão. Além disso, celebrámos um acordo de tratamento de dados com cada um destes fornecedores, o que significa que apenas podem efetuar o tratamento dos dados transmitidos pela DeepL de acordo com as nossas instruções e não para os próprios fins.

6. Tomada de decisão automatizada

O Grupo DeepL não utiliza dados pessoais para tomar decisões automatizadas sobre as ofertas de emprego.

7. Retenção dos seus dados

Candidaturas não selecionadas: caso a sua candidatura não seja aceite, iremos reter as informações que nos forneceu por um período máximo de seis meses a partir da data de notificação. Posteriormente, iremos eliminar automaticamente os dados, a menos que seja obrigatório por lei reter os mesmos por um período mais longo ou caso nos tenha dado consentimento para armazenar os seus dados durante mais tempo, p. ex., numa reserva de talentos, conforme definido abaixo.

Candidaturas selecionadas: se, após o processo de recrutamento, for celebrado um contrato de trabalho, iremos armazenar os seus dados pessoais como parte do seu processo pessoal. Ao trabalhar para a DeepL em regime freelance, os seus dados pessoais serão armazenados com o objetivo de executar o seu contrato connosco.

Reserva de talentos: Após o processo de recrutamento, iremos perguntar-lhe se podemos guardar os detalhes da sua candidatura durante dois anos (independentemente do resultado) para que a tenhamos em consideração para futuras oportunidades na DeepL. Após dois anos, iremos perguntar-lhe novamente se quer continuar a fazer parte da nossa reserva de talentos. Tem a opção de revogar o seu consentimento a qualquer momento. Se o fizer, os seus dados serão automaticamente eliminados. 

Poderá solicitar a eliminação dos seus dados a qualquer momento enviando um e-mail para privacy@deepl.com. Tenha em consideração que, ao fazê-lo, está a retirar-se de quaisquer processos de recrutamento em curso e que o período de retenção legal continua a ser aplicável.

8. Os seus direitos enquanto titular dos dados

A legislação aplicável em matéria de proteção de dados concede-lhe vários direitos, nomeadamente o direito de:

• aceder aos seus dados pessoais;
• corrigir dados incompletos/incorretos;
• eliminar os dados pessoais que retemos sobre si;
• restringir a forma como tratamos os seus dados pessoais;
• solicitar a transferência dos seus dados pessoais para terceiros;
• opor-se à forma como efetuamos o tratamento dos seus dados pessoais; e
• revogar o seu consentimento a qualquer momento.

No entanto, tenha em consideração que alguns destes direitos podem não se aplicar em todas as circunstâncias: por vezes, aplicam-se requisitos e exceções que podem implicar a continuação do tratamento dos dados pessoais ou a respetiva não divulgação; noutros casos, existe a possibilidade de que tais direitos não se apliquem de todo.

Os residentes no Reino Unido podem apresentar-nos uma reclamação através de privacy@deepl.com. Confirmaremos a receção da sua reclamação no prazo de 30 dias e forneceremos-lhe informações ao longo de todo o processo. Também tem o direito de apresentar uma reclamação junto do regulador sobre as atividades de tratamento e conformidade do Grupo DeepL no âmbito da legislação aplicável em matéria de proteção de dados. Caso se encontre:

• Na Alemanha, pode entrar em contacto com Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, (i) Kavalleriestraße 2 – 4, 40213 Düsseldorf; ou (ii) poststelle@ldi.nrw.de; 
• Na UE, pode entrar em contacto com a autoridade de controlo local. Consulte a lista completa de autoridades de controlo na UE aqui; ou
• No Reino Unido, pode entrar em contacto com o ICO ("Commissioner’s Officer") e apresentar a sua reclamação através do respetivo site aqui.

9. Alterações

Este aviso de privacidade pode ser atualizado periodicamente. Receberá uma cópia sempre que se efetuem alterações substanciais.