¿Cuál es el aspecto más importante acerca de la seguridad de la información en JAE?

Creo que concienciar al personal de la empresa sobre la importancia de la seguridad de datos es crucial. Por ello, hemos elaborado un plan a medio plazo con este objetivo y estamos trabajando para implementarlo en toda la empresa. La seguridad de la información se gestiona de forma diferente en todo el mundo y no solo depende de dónde estés sino también de cuál sea tu sector.

Mientras que Europa ya va por delante de muchos países en cuanto al cumplimiento del RGPD, algunas regiones de Asia siguen en las fases iniciales de implantación. Sin embargo, a pesar de las diferencias entre países, todos protegemos el mismo tipo de datos.

Además, como todos nuestros empleados utilizan servicios en la nube, estamos desarrollando un plan de gestión interna para controlar su uso.

Has participado recientemente en nuevas iniciativas como la introducción de chatbots, la automatización robótica de procesos (RPA) o el fomento de la transformación digital (DX). ¿Qué tipo de tecnologías te han llamado la atención últimamente?

La IA generativa es una tecnología interesante, dependiendo de cómo se use. Para emplearla de forma correcta en el ámbito profesional, es necesario decidir primero qué tipo de normas establecer. Como profesional de la seguridad, me preocupa que se haga un uso indebido de ella. Ya se ha comentado que si se abusa de la IA generativa, los ciberataques serán de una magnitud desconocida hasta ahora.

Por otra parte, pienso que sería interesante usar la IA para recopilar información de internet y sintetizarla, lo cual podría resultar especialmente útil a la hora de resumir artículos. En este caso, se mejoraría la eficiencia a la hora de realizar ciertas tareas laboriosas y no habría problema alguno en cuanto a seguridad, porque no se emplearía ninguna información confidencial.

¿Qué necesidades de la compañía cubre el uso de la IA y la traducción automática?

• En JAE, los Departamentos de Ventas y Marketing tienen que comunicarse a menudo con compañeros y clientes extranjeros, lo cual suele conllevar dificultades a la hora de traducir correos y documentos importantes. Para esto usaban un servicio de traducción web gratuito. Por tanto, traducir cualquier contenido que incluyese información confidencial no era tarea fácil, ya que nuestros equipos se veían obligados a reemplazar cualquier dato privado por otras palabras y eso generaba confusión.
• Por otra parte, nuestro departamento informático necesitaba crear documentos en inglés para comunicarse con socios extranjeros y, aunque tenemos un equipo interno de traductores, resultaba difícil traducir todo a tiempo. No queríamos que nuestra comunicación se viera entorpecida de esta forma, pero no conseguíamos dar con una solución viable.

Por suerte, en un viaje de trabajo a Reino Unido, uno de nuestros empleados de allí me comentó que creaba documentos en inglés fácilmente gracias a un servicio llamado DeepL. Un tiempo más tarde, cuando lo mencioné en nuestra sede en Japón, descubrí que algunos de nuestros empleados japoneses ya estaban usando la versión gratuita. Por ello, nuestro departamento decidió implementar DeepL Pro a gran escala en la empresa.

Debió de ser complicado introducir un software como DeepL en toda la compañía. ¿Tienes algún consejo para otras empresas que estén pensando en usar DeepL?

Pienso que el proceso de implantar software a gran escala en una empresa tiende a complicarse más de lo que debería. En este caso, abordamos la situación desde el punto de vista de la seguridad. Por ello, anunciamos a toda la empresa que al traducir información confidencial o documentos con datos que no debieran filtrarse, tenían que usar DeepL. En aquel momento, también creamos un documento que explicaba cómo utilizar DeepL y las tarifas asociadas a su uso.

Un aspecto que se valoró en particular fue que trabajamos específicamente con los responsables informáticos de cada país y cada filial durante la implementación.

Probablemente hubiera sido más fácil si primero hubiéramos probado el servicio gratuito y luego poco a poco lo hubiéramos ampliado en cada filial y departamento. Hubiera sido un buen planteamiento decir: «Este es el nivel de calidad que ofrece el servicio gratis, pero con la versión de pago tenemos además la ventaja de la seguridad reforzada». Al proponer el uso de software de traducción, tendemos a centrarnos en las ventajas de usar la IA para traducir. Pero creo que el mejor argumento para convencer a cualquiera de usar DeepL es la seguridad.

Cuando oímos hablar de otras empresas, tenemos la impresión de que les cuesta explicar el retorno de la inversión (ROI) a la hora de hacer propues-tas internas o solicitar el uso generalizado de un software. ¿Cómo calculáis el ROI?

En mi opinión, la transformación digital y los servicios en la nube no pueden medirse realmente en términos de rentabilidad. Sin embargo, cuando se paga por un sistema de gestión centralizado, es necesario notar los efectos de este servicio en tu trabajo diario. Creo que lo mejor es realizar encuestas internas regularmente. Pero aun así, insisto en que es difícil medir la rentabilidad de un sistema de este tipo.

Mucha gente piensa que si no se puede medir la rentabilidad de un sistema, no hay que introducirlo. Pero pensando así, te vas a quedar rezagado respecto a otras empresas globales.

Con esto no quiero decir que se deba invertir sin control, sino que, si invertir unos cuantos miles de yenes más al mes va a aumentar la productividad en tu trabajo, merece la pena.

¿Qué impacto ha tenido en JAE el uso de DeepL?

Ahora, para crear documentos en inglés, cargo mis PowerPoint en japonés en DeepL para traducirlos directamente al inglés. Así podemos enviar los documentos inmediatamente sin tener que esperar a la traducción.

Antes, al realizarse manualmente, este proceso duraba una semana. Gracias a DeepL, se ha reducido el número de casos en los que no podíamos enviar los materiales a tiempo debido a la traducción. En general, DeepL ha mejorado notablemente nuestro intercambio de información y la comunicación.

Antes me llevaba días crear un documento en inglés. Desde que empecé a usar DeepL, lo tengo listo en un día.

Además, creo que también ha mejorado mi eficacia a la hora de comunicarme con nuestros socios comerciales, ya que intercambia-mos correos electrónicos que a menudo incluyen información confi-dencial, y puedo traducirlos todos a la vez. Por otro lado, nuestro equipo de auditoría también utiliza DeepL para traducir documentos. En general, con DeepL ahorramos mucho tiempo porque todos, sin importar en qué filial trabajemos, leemos o redactamos documentos y correos en varios idiomas con distintos fines.

¿Cómo ha respondido JAE al uso de DeepL?

Ya llevamos usando DeepL unos cuatro meses y nuestros usuarios nos han hecho comentarios muy positivos.

En lo que respecta a sus funciones, la traducción de documentos resulta especialmente útil porque tenemos que traducir archivos PDF muy a menudo. Yo suelo tener que crear presentaciones PowerPoint en inglés y DeepL ha facilitado mucho esta tarea y aligerado mi carga de trabajo. Además, ha tenido especial éxito la traducción de páginas web completas con la extensión para Edge.

Aparte de la calidad de las traducciones, me parece un aspecto importante que DeepL ofrece servicios a nivel global. En cuanto a seguridad, es una ventaja considerable que la sede principal de la compañía está en Europa y que cumple con el RGPD. Además, como su servicio distingue entre inglés americano e inglés británico y ofrece todo un repertorio de idiomas, fue muy sencillo implementarlo fuera de Japón.

¿En qué otros proyectos quieres centrate en el futuro?

Como miembro del Departamento de Gestión de la Seguridad de la Información, creo que la cuestión que debemos abordar es cómo comprender y evaluar la seguridad de las últimas tecnologías. Por ejemplo, tenemos que decidir si usar o no internamente la IA generativa y el aprendizaje automático.

Pero, por supuesto, lo que creemos que tiene que venir primero es reforzar nuestras propias medidas de seguridad. Además, queremos recopilar información sobre seguridad en ámbitos afines y compartirla en el sector.