Qu’est-ce qui vous semble le plus important concernant la sécurité des données chez JAE ?

Je suis persuadé que le plus important, c’est de sensibiliser au maximum nos employés à la sécurité des données. Nous avons pour cela mis en place un plan d’action à moyen terme, que nous sommes en train de lancer dans toute l’entreprise. Le traitement de la sécurité des données varie d’une région du monde à l’autre et dépend à la fois de l’emplacement des personnes concernées et du domaine.

L’Europe a une longueur d’avance sur les autres pays en matière de conformité au RGPD, alors que l’Asie en est encore à ses balbutiements de mise en place de réglementation dans certaines régions. Il y a des différences entre les régions, mais en fin de compte, c’est toujours le même type de données que nous protégeons.

De plus, maintenant que nos employés utilisent tous des services dans le cloud, il est important de formuler des recommandations internes pour contrôler leur utilisation.

Vous avez récemment mené de nouvelles initiatives, telles que l’implémentation de chatbots et d’automatisation robotisée des processus, ou encore en promouvant la transformation numérique. Quelles sont les technologies qui ont attiré votre attention dernièrement ?

L’IA générative est une technologie particulièrement intéressante, selon son utilisation. Pour pouvoir l’employer correctement dans un contexte professionnel, nous devons d’abord décider des règlements à mettre en place. Puisque je suis responsable de la sécurité, je m’inquiète que cette technologie soit utilisée à mauvais escient. On entend parfois dire qu’en utilisant l’IA générative à tort et à travers, les cyberattaques risquent de prendre une ampleur encore jamais vue.

Mais d’un autre côté, utiliser une IA pour rassembler des informations présentes sur internet et les résumer peut être plutôt intéressant. Par exemple, cela serait particulièrement utile pour résumer des articles. Dans ce cas de figure, il ne paraît pas nécessaire d’utiliser des données confidentielles de l’entreprise et il n’y a aucune inquiétude à avoir en matière de sécurité, je n’y vois donc qu’un bénéfice en termes d’efficacité.

Quels sont les besoins de votre entreprise dans l’utilisation de la traduction par IA et la traduction automatique ?

• Chez JAE, nos équipes de vente et de marketing doivent souvent communiquer avec des collègues et des clients à l’étranger, ce qui implique la traduction d’e-mails et de documents importants. Elles utilisaient un service de traduction en ligne gratuit. Mais la complexité résidait principalement dans la traduction de documents contenant des informations confidentielles : nos équipes devaient contourner ces problèmes en utilisant d’autres mots pour coder les données sensibles. C’était une source de confusion.
• Par ailleurs, notre service informatique devait parfois créer des documents en anglais pour communiquer avec nos partenaires étrangers. Nous disposons d’une équipe de traducteurs internes, mais nous ne parvenions pas à traduire des documents en anglais assez rapidement. Nous ne parvenions pas à trouver de solution satisfaisante.

Heureusement, j’ai entendu parler de DeepL lors d’un voyage d’affaires au Royaume-Uni. Un employé local de JAE m’a dit : « Il existe un service, appelé DeepL, qui vous aidera à créer des documents en anglais en toute simplicité. »

J’ai appris plus tard que certains employés japonais utilisaient déjà la version gratuite. Le service de la sécurité des données a donc décidé de mettre DeepL Pro à la disposition de plus d’employés dans l’entreprise.

Introduire une solution telle que DeepL dans l’ensemble de l’entreprise n’a pas dû être facile. Avez-vous des conseils à donner aux entreprises qui envisagent d’utiliser DeepL ?

Déployer une solution dans toute une entreprise s’avère parfois plus compliqué que nécessaire. Notre angle d’approche était la sécurité des données. Nous avons fait une annonce dans toute l’entreprise : pour traduire des informations confidentielles ou des documents qui ne doivent pas être divulgués en externe, il est désormais demandé d’utiliser DeepL. Par la même occasion, nous avons créé un guide d’utilisation de DeepL avec les frais associés à son utilisation.

Ce qui a été particulièrement apprécié, c’est notre collaboration avec les responsables informatiques de chaque pays et entreprise lors du déploiement.

Il aurait été sans doute plus simple de commencer par essayer DeepL gratuitement dans quelques services avant de généraliser son utilisation. Une bonne approche aurait été de dire : « Voici la qualité qui vous est proposée gratuitement, et avec la version payante, vous profitez d’une sécurité renforcée. »

Récemment, nos propositions de solution de traduction automatique se concentraient surtout autour des avantages de l’IA dans la traduction. Mais je suis persuadé qu’il est plus simple de convaincre les organisations d’utiliser DeepL en mettant en lumière la sécurité.

À entendre d’autres entreprises, il semble difficile d’expliquer le retour sur investissement de l’introduction de solutions internes ou de proposition d’utilisation générale d’une solution informatique. Comment calculez-vous ce retour sur investissement ?

De mon point de vue, les services de transformation numérique et de cloud ne peuvent pas vraiment être mesurés en termes de rentabilité. Dans les faits, nous payons pour obtenir un système de gestion centralisé, il faut donc pouvoir en ressentir les effets. À ce titre, il est préférable de réaliser des enquêtes internes régulièrement. Mais mesurer la rentabilité d’un tel système demeure un défi.

Beaucoup d’organisations refuseraient d’instaurer un nouveau système s’il n’est pas possible d’en mesurer la rentabilité. Mais en raisonnant de cette manière, on se retrouve vite dépassé par d’autres entreprises internationales.

Bien sûr, il ne faut pas perdre de vue les montants à investir. Mais si quelques milliers de yens par mois nous permettent de travailler plus efficacement, il n’y a pas à hésiter.

Quels sont les effets visibles chez JAE, maintenant que vous utilisez DeepL ?

Lorsque je crée des documents en anglais, j’importe mes fichiers PowerPoint en japonais dans DeepL et je les traduis vers l’anglais. Cela signifie que nous pouvons désormais envoyer des documents immédiatement, sans attendre la traduction.

Auparavant, ce processus aurait été réalisé manuellement et nous aurait pris une semaine. DeepL a permis de réduire le nombre de fois où nous devions envoyer des documents mais nous n’avions pas le temps de les traduire. Par ailleurs, le partage des informations se fait de manière plus granulaire et notre communication générale s’est améliorée.

Avant d’utiliser DeepL, il me fallait plusieurs jours pour créer un seul document en anglais. Avec DeepL, cela me prend environ une journée.

Je suis également plus efficace lorsque je traduis des e-mails de partenaires commerciaux, qui contiennent souvent des informations confidentielles, parce que je peux tous les traduire en une fois. Notre équipe d’audit utilise aussi DeepL pour traduire des documents. Tout le monde lit et écrit des documents et des e-mails dans différents endroits et pour différentes raisons, donc tout le monde finit par gagner du temps.

Comment a répondu JAE à l’utilisation de DeepL ?

Cela fait bientôt 4 mois que nous utilisons DeepL, et les retours de nos utilisateurs sont très positifs.

En termes de fonctionnalités, la traduction de documents est particulièrement utile puisque nous avons reçu de nombreuses demandes de traductions de PDF. J’utilise personnellement souvent PowerPoint pour créer des documents en anglais et DeepL me permet de travailler plus efficacement et plus facilement. Une autre fonctionnalité très appréciée est la possibilité de traduire des pages web tout entières grâce à l’extension de navigateur pour Edge.

En plus de fournir des traductions de qualité, j’apprécie également le fait que l’entreprise fournisse des services à l’international. Du point de vue de la sécurité, c’est un avantage pour nous que l’entreprise soit sise en Europe et soit conforme au RGPD. Comme le service est clairement divisé entre anglais américain et britannique, et couvre une large gamme de langues, l’étendre à d’autres pays a été très simple.

Sur quoi souhaiteriez-vous travailler à l’avenir, pas simplement concernant l’utilisation de DeepL ?

En tant que membre du service de sécurité des données, j’ai l’impression qu’à l’heure actuelle, le principal défi à relever est la compréhension et l’évaluation de la sécurité des nouvelles technologies. Par exemple, nous devons faire le choix d’utiliser ou non l’IA générative et l’apprentissage automatique en interne.

Bien sûr, nous pensons que la première étape passe d’abord par le renforcement de nos propres mesures de sécurité. Notre objectif est également de recueillir des données de sécurité et de les partager dans notre domaine.