Was ist in Bezug auf das Thema Informationssicherheit für JAE besonders wichtig?

Die Sensibilisierung unserer Belegschaft für die Informationssicherheit ist meiner Meinung nach von besonders hoher Bedeutung. Deshalb haben wir diesbezüglich einen mittelfristigen Plan entwickelt und arbeiten derzeit daran, ihn unternehmensweit umzusetzen. Die Informationssicherheit wird weltweit unterschiedlich gehandhabt und hängt vom jeweiligen Standort und der Branche ab.

Europa ist mit der DSGVO anderen Ländern beim Thema Datenschutz einen Schritt voraus. In Asien steckt man da in einigen Regionen noch in der Anfangsphase. Zwar gibt es weltweit regionale Unterschiede, aber letztendlich dreht sich das Thema Datenschutz immer um die gleiche Art von Daten.

Clouddienste stellen ein weiteres wichtiges Thema für uns dar. Da unsere Mitarbeitenden diese immer mehr einsetzen, entwickeln wir derzeit interne Verwaltungsrichtlinien für deren Nutzung.

Sie waren in letzter Zeit an einigen neuen Initiativen beteiligt, darunter der Einführung von Chatbots und robotergesteuerter Prozessautomatisierung (RPA) sowie der Förderung der digitalen Transformation. Welche Technologien haben Ihre Aufmerksamkeit in letzter Zeit besonders erregt?

Generative KI ist eine interessante Technologie mit unterschiedlichsten Einsatzmöglichkeiten. Um sie in einem professionellen Umfeld richtig nutzen zu können, müssen wir entsprechende Regeln festlegen. Als Sicherheitsfachmann ist für mich der mögliche Missbrauch dieser Technologie durchaus besorgniserregend. Ohne entsprechende Gegenmaßnahmen könnten mit generativer KI zum Beispiel Cyberangriffe eine völlig andere Dimension annehmen.

Auf der anderen Seite kann KI natürlich auch überaus nützlich sein, zum Beispiel um Informationen aus dem Internet zu sammeln und zusammenzufassen. Dies wäre vor allem bei längeren Artikeln hilfreich. Hierfür sind keine vertraulichen Unternehmensdaten erforderlich, was die Sicherheitsrisiken enorm reduziert. Dieser Effizienzgewinn kann ein echter Vorteil sein.

Welche Anforderungen hat Ihr Unternehmen in Bezug auf maschinelle und KI‑Übersetzung?

• Bei JAE müssen unser Sales- und Marketing-Team häufig mit Kollegen und Kunden im Ausland kommunizieren. Daher sind sie auf die Übersetzung wichtiger E-Mails und Dokumente angewiesen. In der Vergangenheit nutzten wir dafür einen kostenlosen Online-Dienst. Allerdings stellten vertrauliche Inhalte ein echtes Problem dar. Unsere Teams mussten entsprechende Informationen durch Platzhalter ersetzen, was zu enormer Verwirrung führte.
• Außerdem brauchte unsere IT-Abteilung manchmal Dokumente in englischer Sprache, um mit ausländischen Partnern zu kommunizieren. Obwohl wir interne Übersetzer haben, war es schwierig, alle Dokumente stets rechtzeitig ins Englische zu übersetzen. Wir wollten unseren Kommunikationsfluss beschleunigen, konnten aber keine praktikable Lösung finden.

Glücklicherweise erfuhr ich auf einer Geschäftsreise nach Großbritannien von DeepL. Einer unserer dortigen Mitarbeitenden erzählte von einem Tool namens DeepL, mit dem Dokumente in englischer Sprache ganz einfach erstellt werden könnten.

Als ich später mit unserer Zentrale in Japan sprach, erfuhr ich, dass einige unserer japanischen Mitarbeitenden bereits die kostenlose Version nutzten. Daher beschloss unsere Abteilung, DeepL Pro abteilungsübergreifend mehr Mitarbeitenden zur Verfügung zu stellen.

Eine Software wie DeepL im gesamten Unternehmen einzuführen, hört sich nach einem großen Unterfangen an. Haben Sie einen Ratschlag für andere Unternehmen, die den Einsatz von DeepL in Erwägung ziehen?

Die unternehmensweite Bereitstellung von Software erweist sich in der Tat oft als unerwartet schwierig. Wir haben uns entschieden, die Sache aus der Sicherheitsperspektive anzugehen. Wir haben eine unternehmensweite Ankündigung gemacht, dass bei der Übersetzung vertraulicher Informationen oder Dokumente, die nicht nach außen dringen dürfen, DeepL zu verwenden ist. Wir haben auch Dokumente zur Nutzung und Gebührenstruktur von DeepL entworfen.

Außerdem haben wir mit den IT-Verantwortlichen in den einzelnen Ländern und Tochterunternehmen zusammengearbeitet, um das Tool zu implementieren, was als sehr positiv empfunden wurde.

Ich denke, es wäre einfacher gewesen, wenn wir den Dienst zunächst in bestimmten Abteilungen kostenlos getestet und ihn dann auf weitere Tochterunternehmen und Abteilungen ausgeweitet hätten. Es war kein schlechter Ansatz, zu betonen, dass das Qualitätsniveau auch bei der kostenlosen Version zuverlässig hoch ist, man aber mit der Premiumversion unter anderem von erhöhter Sicherheit profitiert.

In Bezug auf Übersetzungssoftware konzentrieren sich viele auf die Vorteile, die KI in diesem Bereich bieten kann. Aber ich denke, gerade der Sicherheitsaspekt ist ein echter Wettbewerbsvorteil, der in Verkaufsgesprächen nicht vernachlässigt werden sollte.

Wenn wir von anderen Unternehmen hören, haben wir den Eindruck, dass es ihnen schwer fällt, Angaben zum Return on Investment (ROI) zu machen, wenn sie interne Vorschläge anbringen oder um eine breite Nutzung der Software werben. Wie drückt sich der ROI für Sie aus?

Ich persönlich bin der Meinung, dass DX- und Clouddienste nicht allein an der Kosteneffizienz gemessen werden können. Sie bezahlen für eine zentralisierte Verwaltung, also müssen die Vorteile des Dienstes in Ihrem Arbeitsalltag auch wirklich greifbar werden. Inwiefern dies der Fall ist, lässt sich beispielsweise durch regelmäßige unternehmensinterne Umfragen messen. Selbst dann ist die Kosteneffizienz eines solchen Systems allerdings nur schwer abzuschätzen.

Viele denken, dass neue Systeme nur dann einführt sollten, wenn die Kosteneffizienz genau gemessen werden kann. Aber wer so denkt, wird immer weiter hinter andere globale Unternehmen zurückfallen.

Das bedeutet natürlich nicht, dass wir unbegrenzt investieren können, aber wenn ein paar tausend Yen im Monat unsere Arbeit effizienter machen, ist die Entscheidung eindeutig.

Welche Auswirkungen hatte die Einführung von DeepL für JAE?

Wenn ich englische Dokumente erstelle, lade ich die japanischen Dokumente als PowerPoint-Dateien auf DeepL hoch und übersetze sie ins Englische. Wir können die Dokumente nun sofort versenden, ohne auf die Übersetzung zu warten.

In der Vergangenheit dauerte dies eine Woche, weil die Dokumente manuell übersetzt werden mussten. DeepL hat die Zahl der Fälle verringert, in denen wir Materialien aufgrund der Übersetzung nicht rechtzeitig versenden konnten. DeepL hat auch den Informations- und Kommunikationsfluss insgesamt verbessert.

Bevor ich begann, DeepL zu verwenden, brauchte ich Tage, um ein einziges englisches Dokument zu erstellen. Seit ich DeepL nutze, kann ich das in etwa einem Tag erledigen.

Außerdem hat sich meine Effizienz beim Übersetzen von E-Mails von Geschäftspartnern, die oft vertrauliche Informationen enthalten, verbessert, weil ich sie alle auf einmal übersetzen kann. Auch unser Audit-Team verwendet DeepL für die Übersetzung von Dokumenten. Unsere Mitarbeitenden sind auf viele verschiedene Standorte verteilt und haben jeden Tag Dokumente und E-Mails zu lesen. DeepL bietet für alle eine echte Zeitersparnis.

Wie hat die Belegschaft von JAE auf die Einführung von DeepL reagiert?

Wir nutzen DeepL jetzt seit etwa vier Monaten, und die Rückmeldungen unserer Nutzer sind sehr positiv.

Von den Funktionen ist die Dokumentübersetzung besonders nützlich, da wir viele PDF‑Dateien übersetzen müssen. Ich persönlich muss oft englische PowerPoint-Präsentationen erstellen, also hat DeepL auch meine Arbeit effizienter und einfacher gemacht. Außerdem schätzen viele unserer Mitarbeitenden die Funktion, ganze Webseiten mit der Edge-Erweiterung zu übersetzen.

Neben der Qualität ist für mich auch die Tatsache, dass unser Unternehmen nun internationale Dienstleistungen einfacher anbieten kann, ein echter Vorteil. Aus der Sicherheitsperspektive ist es für uns wichtig, dass das Unternehmen seinen Hauptsitz in Europa hat und DSGVO‑konform ist. Da DeepL außerdem klar zwischen amerikanischem und britischem Englisch unterscheiden kann und eine breite Palette von Sprachen abdeckt, konnten wir das Tool problemlos auf andere Länder außerhalb Japans ausweiten.

Welche anderen Projekte erwarten Sie in Zukunft?

Als Informationssicherheitsfachmann bin ich der Meinung, dass wir uns damit beschäftigen müssen, wie wir die Sicherheit von neuen Technologien besser nachvollziehen und bewerten können.

Natürlich arbeiten wir zunächst an der Stärkung unserer eigenen Sicherheitsmaßnahmen. Darüber hinaus möchten wir allerdings auch Informationen über fachspezifische Sicherheitsaspekte sammeln und branchenweit teilen.